Digitale Betriebsanleitungen und Konformitätserklärungen für Maschinen

Die Maschinenverordnung ermöglicht die Bereitstellung von Betriebsanleitungen in digitaler Form. Die spannende Frage ist jedoch, ob die Betriebsanleitung von Maschinen, die zeitnah, also vor dem 20.01.2027, in Verkehr gebracht werden und somit unter die Maschinenrichtlinie fallen, ebenfalls digital bereitgestellt werden dürfen.

Dazu bezieht der im April 2024 veröffentlichte „Leitfaden für die Anwendung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG“ Auflage 2.3 erstmals Stellung. 
 
In § 255 wird dargelegt, dass aufgrund der weiten Verbreitung des Internets in EU-Haushalten eine digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung schon heute zulässig ist, wenn die formalen Bestimmungen der Maschinenverordnung eingehalten werden. 
Wenn die Betriebsanleitung digital bereitgestellt wird, muss das herstellende Unternehmen nach Art. 10 Abs. 7 Maschinenverordnung folgende formalen Bestimmungen einhalten:

• Auf der Maschine muss angegeben werden, wie auf die digitale Betriebsanleitung zugegriffen werden kann. Ist dies an der Maschine selbst nicht möglich, muss die Information auf der Verpackung oder in den Begleitdokumenten bereitgestellt werden.
• Die digitale Betriebsanleitung muss jederzeit ausgedruckt, heruntergeladen und auf einem elektronischen Gerät gespeichert werden können, damit sichergestellt ist, dass Nutzer:innen jederzeit und insbesondere bei Maschinenausfällen auf die Betriebsanleitung zugreifen können. Diese Bedingung muss auch von in Software eingebetteten Betriebsanleitungen erfüllt werden.
• Die digitale Betriebsanleitung muss für die voraussichtliche Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch 10 Jahre ab der erstmaligen Inverkehrbringung online zugänglich sein.
• Verlangen Nutzer:innen beim Kauf der Maschine eine Betriebsanleitung in Papierform, muss das herstellende Unternehmen diese innerhalb eines Monats kostenlos zur Verfügung stellen.

Der „Leitfaden für die Anwendung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG“ empfiehlt in § 255 zusätzlich den Hinweis „Der Käufer hat das Recht, die Betriebsanleitung kostenlos in Papierform anzufordern.“ an der Maschine selbst, auf der Verpackung oder in den beigefügten Unterlagen mit aufzunehmen. Der Hinweis sollte außerdem die Kontaktdaten des herstellenden Unternehmens und Angaben, wie die Betriebsanleitung bezogen werden kann, enthalten.

Bei Maschinen oder dazugehörigen Produkten, die für nicht professionelle Nutzer bestimmt sind, muss das herstellende Unternehmen die wesentlichen Sicherheitsinformationen zwingend in Papierform bereitstellen (Art. 10 Abs. 7 UAbs. 4). Diese enthalten laut Leitfaden mindestens Angaben über die Montage, die Inbetriebnahme, die Verwendung, die Wartung und den Transport der Maschine. Die „wesentlichen“ Sicherheitsinformationen werden mit der Risikobeurteilung ermittelt.

Dateiformat für digitale Betriebsanleitungen

Weder die Maschinenverordnung noch der „Leitfaden für die Anwendung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG“ fordern ein spezifisches Dateiformat. Grundsätzlich empfiehlt es sich jedoch ein Format zu wählen, das bereits sehr weit verbreitet und zukunftssicher ist. Zudem muss, wie bereits oben ausgeführt, darauf geachtet werden, dass nach Art. 10 Abs. 7 Maschinenverordnung die digitale Betriebsanleitung jederzeit ausgedruckt, heruntergeladen und auf einem elektronischen Gerät gespeichert werden können muss.