Dokumentationsbevollmächtigte gemäß Maschinenverordnung

Mit der neuen EU-Maschinenverordnung 2023/1230 ergeben sich Änderungen für die Unterzeichnung der EU-Konformitätserklärung. Forderte die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG noch eine konkrete Person zur Zusammenstellung der technischen Unterlagen, so ist diese Formulierung im Text der neuen Verordnung nicht mehr zu finden. Dieser Fachbeitrag fasst die Neuerungen, die sich dadurch für Bevollmächtigte im Bereich der Kommunikation ergeben, im Detail zusammen.
 

Informationen und Unterlagen für den Nachweis der Konformität 

Die aus der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG bekannte Forderung nach der „Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen“ (Anhang II, A.) gibt es nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 nicht mehr. Diese Anforderung war ein Alleinstellungsmerkmal der Maschinenrichtlinie und wurde nun an den „New Legislative Framework“ angepasst. 

Diese Person wurde durch die Anforderung „Als Anschrift ist eine einzige Anlaufstelle, an der der Hersteller kontaktiert werden kann, anzugeben“ (Artikel 10 und Artikel 11, Unterabsatz 6) ersetzt. Diese Kontaktdaten werden nicht mehr in der Konformitätserklärung angegeben, sondern die Hersteller geben ihren Namen, ihren eingetragenen Handelsnamen oder ihre eingetragene Handelsmarke, ihre Postanschrift, ihre Website und ihre E-Mail-Adresse oder eine andere digitale Kontaktmöglichkeit an, unter der sie erreichbar sind. Dies muss entweder auf der Maschine oder dem zugehörigen Produkt selbst oder, falls dies nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in den der Maschine oder dem zugehörigen Produkt beigefügten Unterlagen angegeben werden.

Das bedeutet, dass sich die zuständigen nationalen Behörden künftig über die angegebene E-Mail-Adresse (oder eine andere digitale Kontaktmöglichkeit) an die Hersteller wenden.

Auf deren begründetes Verlangen müssen Hersteller alle Informationen und Unterlagen, die für den Nachweis der Konformität der Maschine oder der zugehörigen Produkte mit der Maschinenverordnung erforderlich sind, in Papierform oder in digitaler Form in einer Sprache, die von dieser Behörde leicht verstanden werden kann, zur Verfügung stellen. Hersteller kooperieren "mit dieser Behörde auf deren Verlangen bei allen Maßnahmen zur Abwendung von Gefahren", die von deren Maschinen oder zugehörigen Produkten ausgehen können, die sie in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen haben, heißt es weiter in der Maschinenverordnung (Artikel 10, Unterabsatz 10).

Welche Aufgaben hat nun der Hersteller bzw. der vom Hersteller intern Beauftragte?

Wer kann und muss Hersteller sein? Die Maschinenverordnung nennt in dieser Frage eindeutig den Hersteller, den Bevollmächtigten, den Importeur und auch den Händler, je nachdem, welche Wirtschaftsakteure beteiligt sind. Grundsätzlich richtet sich diese Aufgabe an den Hersteller der Maschine bzw. des zugehörigen Produkts.

Entscheidet sich ein außerhalb der EU ansässiger Maschinenhersteller, seine Produkte in der EU in Verkehr zu bringen, so darf nach Artikel 4 (1) der Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020 "ein Produkt, das den (...) genannten Rechtsvorschriften unterliegt, nur in Verkehr gebracht werden, wenn ein in der Union niedergelassener Wirtschaftsakteur für dieses Produkt (...) verantwortlich ist."

Auch der Importeur ist verantwortlich, wenn er ein Produkt aus einem Drittland, das in den Anwendungsbereich der Maschinenverordnung fällt, in der EU in Verkehr bringt. Und auch der Händler ist in den Artikeln 15 und 16 der Maschinenverordnung für diese Aufgabe vorgesehen.

In diesem Artikel wird im Folgenden der Begriff „Hersteller“ verwendet, obwohl auch die zuvor genannten Wirtschaftsakteure gemeint sein können. Laut EU-Kommission muss es der „Hersteller“ bzw. einer der oben genannten Wirtschaftsakteure sein, wenn er beteiligt ist - das ist wenig hilfreich, denn damit ist jeder Mitarbeiter des Unternehmens gemeint.

Als Hersteller müssen Sie intern sicherstellen, dass die Anfrage der zuständigen nationalen Behörden über die von diesen angegebenen Kontaktmöglichkeiten auch die richtigen Personen im Unternehmen erreicht. In Ihrer Organisationsstruktur muss es dann immer eine Person geben, die der Behörde die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellt und mit ihr zusammenarbeitet. Diese Person muss aber nicht mehr zuvor formal benannt werden – weder in der Konformitätserklärung noch in anderen Dokumenten.